Il Garante privacy, con provvedimento n. 472 del 17 luglio 2024, ha stabilito che il datore di lavoro non può accedere alla posta elettronica del dipendente o del collaboratore né utilizzare un software per conservare una copia dei messaggi.
Accedere all’e-mail del dipendente o del collaboratore e usare un software per conservare copia dei messaggi rappresenta illecito trattamento dei dati personali. Lo ha stabilito il Garante privacy che ha sanzionato una società e l’uso illecito del software.
Un simile trattamento di dati personali oltre a configurare una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali, è idoneo a realizzare un'illecita attività di controllo del lavoratore.
La vicenda trae origine dal reclamo di un ex collaboratore, che ha denunciato la società per aver mantenuto attivo e accessibile il proprio account di posta elettronica anche dopo la cessazione del rapporto lavorativo.
Il Garante ha affermato che la sistematica conservazione delle email - effettuata per un considerevole periodo di tempo (pari a tre anni successivamente alla cessazione del rapporto) – e la sistematica conservazione dei log di accesso alla posta elettronica e al gestionale utilizzato dai lavoratori non erano conformi alla disciplina di protezione dei dati. Tale conservazione infatti risultava non proporzionata e necessaria al conseguimento delle finalità dichiarate dalla Società di garantire la sicurezza della rete informatica e la continuità dell’attività aziendale.
Per non incorrere in una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali, idoneo a realizzare un'illecita attività di controllo del lavoratore, il datore di lavoro non può accedere alla posta elettronica del dipendente o del collaboratore né utilizzare un software per conservare una copia dei messaggi se non espressamente indicato nell’informativa consegnata ai dipendenti limitato al solo trattamento dei dati necessari per la gestione del rapporto o per l’adempimento di specifici obblighi o compiti posti dalle discipline di settore applicabili, purché adeguati , pertinenti e limitati a quanto necessario per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità del trattamento.
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